.930. Archivordnung
Erster Abschnitt
#§ 1
§ 2
§ 3
#§ 4
Zweiter Abschnitt
#§ 5
§ 6
§ 7
§ 8
§ 9
§ 10
§ 11
§ 12
§ 13
§ 14
Dritter Abschnitt
#§ 15
§ 16
Vierter Abschnitt
#§ 17
§ 18
Anlage 1
§ 1
#§ 2
§ 3
#§ 4
§ 5
§ 6
§ 7
§ 8
§ 9
Anlage 2
§ 1
§ 2
930. Archivordnung
für die Evangelische Landeskirche in Württemberg
Verordnung des Oberkirchenrats vom 30. September 2025
(Abl. 71 Nr. 188)
Auf Grund von § 25 Absatz 4 Kirchenverfassungsgesetz1# und § 48 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung2# wird verordnet:
###Erster Abschnitt
Allgemeines
#§ 1
Archivwesen
(
1
)
Das Archivwesen dient dem Nachweis kirchlichen Handelns in der Vergangenheit und hat damit Teil an der Erfüllung des kirchlichen Auftrags. Die Evangelische Landeskirche in Württemberg regelt das Archivwesen im öffentlichen Interesse, im Rahmen ihrer Mitverantwortung für das kulturelle Erbe und im Bewusstsein der rechtlichen Bestimmung sowie dem wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Aussagegehalt kirchlichen Archivguts.
(
2
)
Die Träger der kirchlichen Archive haben die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts zu gewährleisten sowie dessen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen.
(
3
)
Archivgut ist unveräußerlich.
#§ 2
Geltungsbereich
Diese Verordnung regelt das Archivwesen der Evangelischen Landeskirche in Württemberg einschließlich ihrer Einrichtungen, Dienste und Werke, der Pfarrämter und der Dekanatämter sowie der Kirchengemeinden im Gebiet der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.
#§ 3
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieses Gesetzes ist oder sind
- Angehörige: Ehegatten, eingetragene Lebenspartnerinnen und Lebenspartner sowie Kinder, Enkelkinder, Großeltern, Eltern und Geschwister der Betroffenen;
- Archivgut: Unterlagen, die archivreif sind und für die die Archivwürdigkeit festgestellt und über die dauerhafte Übernahme entschieden wurde;
- Archivierung: Archivierung umfasst die Erfassung, Bewertung, Übernahme, Erhaltung, Erschließung, Verwahrung, Nutzbarmachung und Auswertung von Archivgut nach archivwissenschaftlichen Standards;
- Archivreife: archivreif sind Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die für die Erfüllung der Aufgaben der laufenden Verwaltung nicht mehr ständig benötigt werden;
- Archivwürdigkeit: archivwürdig sind Unterlagen, die bleibenden Wert haben, insbesondere
- für die kirchliche Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtsprechung,
- aufgrund ihrer kirchlichen, politischen, rechtlichen, sozialen, wirtschaftlichen oder kulturellen Bedeutung für das Verständnis von Geschichte und Gegenwart,
- wenn eine Rechtsvorschrift oder Vereinbarung die dauernde Aufbewahrung vorsieht sowie
- Programme, die zur Lesbarkeit von Daten notwendig sind; dazu gehören insbesondere die Kirchenbücher und Kirchenregister, die von den Pfarrämtern und sonstigen kirchenbuch- und kirchenregisterführenden Stellen verwahrt und geführt werden;
- Betroffene: bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen, zu denen Informationen vorliegen;
- Bewertung: die Feststellung der Archivwürdigkeit des Archivguts durch das zuständige Archiv;
- Entstehung: der Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen eines Vorgangs;
- Unterlagen: Schriftgut und Daten jeder Art, unabhängig von ihrer physikalischen Natur, der Art ihrer Entstehung, Aufbewahrung und Speicherung;
- Zwischenarchivgut: Unterlagen, die das Archiv vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vorläufig übernommen hat; Unterlagen aus dem Zwischenarchiv, deren Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind, aber ihr bleibender Wert noch nicht festgestellt worden ist, werden wie Archivgut behandelt.
§ 4
Kirchliche Archive und ihre Aufgaben
(
1
)
Die Evangelische Landeskirche in Württemberg sowie die Kirchengemeinden errichten und unterhalten kirchliche Archive. Mit Zustimmung des Oberkirchenrats können gemeinsame Archive eingerichtet werden. Auch andere kirchliche Rechtsträger können kirchliche Archive errichten.
(
2
)
Die kirchliche Archivverwaltung gliedert sich in das Archivwesen der Landeskirche mit dem Evangelischen Archiv Baden und Württemberg und den Archiven der Dekanat- und Pfarrämter, die Archive der Kirchengemeinden und weitere kirchliche Archive.
(
3
)
Kirchliche Archive haben die Aufgabe, das Archivgut aus ihrem Zuständigkeitsbereich aufzunehmen. Archivgut aus privater Herkunft kann aufgenommen werden, soweit dies im kirchlichen Interesse liegt.
#Zweiter Abschnitt
Das Archivwesen der Landeskirche
#§ 5
Evangelisches Archiv Baden und Württemberg
(
1
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg ist für alle Aufgaben des Archivwesens der Evangelischen Landeskirche in Württemberg einschließlich ihrer Einrichtungen, Dienste und Werke zuständig. Es ist Teil des Evangelischen Oberkirchenrats.
(
2
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg fördert die Erforschung und Vermittlung des Archivguts und leistet dazu eigene Beiträge. Es nimmt Aufgaben im Rahmen der Aus- und Fortbildung wahr.
(
3
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg berät und unterstützt alle landeskirchlichen Einrichtungen, Dienste und Werke sowie die Kirchengemeinden, Kirchenbezirke, Kirchlichen Verbände und kirchlichen Stiftungen des öffentlichen Rechts der evangelischen Landeskirchen in Baden und Württemberg bei der Schriftgutverwaltung, der Errichtung und Erhaltung ihrer Archive und bei der Archivierung. Dies gilt insbesondere bei der Einführung neuer oder bei wesentlichen Änderungen bestehender elektronischer Systeme und Verfahren.
(
4
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg verwahrt die Originale der Kirchenbücher, die bis 1875 von den württembergischen Pfarrämtern zu führen waren. Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg kann in begründeten Fällen Ausnahmen hiervon zulassen.
(
5
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg kann auf Anfrage Unterlagen von anderen Rechtsträgern und von Privaten als Archivgut oder Zwischenarchivgut übernehmen und für im kirchlichen oder öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke verarbeiten, sofern daran ein kirchliches oder öffentliches Interesse besteht. Die Übernahme darf sich auch auf solche Aufzeichnungen erstrecken, die personen- und unternehmensbezogene Informationen enthalten oder einem besonderen Geheimnis unterliegen.
(
6
)
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg kann weitere Aufgaben übernehmen, sofern daran ein kirchliches Interesse besteht.
#§ 6
Archive der Dekanatämter und Pfarrämter
(
1
)
Bei den Dekanat- und Pfarrämtern der Evangelischen Landeskirche in Württemberg bestehen Dekanats- und Pfarrarchive. Die Bestände, ob verzeichnet oder unverzeichnet, sind Teil des Inventars des Dekanatsamts oder der Pfarrstelle.
(
2
)
Die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber ist für die ordnungsgemäße Verwaltung des Archivs verantwortlich. In archivarischen Sachfragen nimmt sie oder er die Beratung und Hilfe des Evangelischen Archivs Baden und Württemberg in Anspruch.
(
3
)
Die Dekaninnen und Dekane und die Pfarrerinnen und Pfarrer sind verantwortlich für die Erhaltung und sachgemäße Unterbringung des Archivs.
(
4
)
Die Dekaninnen und Dekane und die Pfarrerinnen und Pfarrer entscheiden über die Benutzung des betreffenden Archivs. In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Evangelischen Archivs Baden und Württemberg einzuholen.
(
5
)
Bei der Amtsübernahme ist das Archiv ordnugsgemäß nach den Bestimmungen der Verordnung des Oberkirchenrats über die Prüfung der Pfarramtsausstattung bei Stellenwechsel zu übergeben und die Übergabe zu dokumentieren.
(
6
)
Im Rahmen der Hauptvisitation und der Zwischenvisitation prüft die Visitatorin oder der Visitator die Führung der Pfarrarchive gemäß Nummer 20 Satz 1 der Ausführungsbestimmungen zur Visitationsordnung.
#§ 7
Aufsicht
(
1
)
Die Leitung des im Evangelischen Oberkirchenrat für das Archivwesen zuständigen Referats führt in Archivangelegenheiten die Fach- und Rechtsaufsicht über die in §§ 5 und 6 genannten kirchlichen Archive und sorgt für die Wahrung des gesamtkirchlichen Interesses.
(
2
)
Im Rahmen der Fachaufsicht ist der Evangelische Oberkirchenrat berechtigt, die kirchlichen Archive und das Registraturgut zu überprüfen und Verfügungen zum Schutz und Erhalt des Archiv- und Registraturguts zu treffen.
(
3
)
Veränderungen und Verlagerungen von kirchlichem Archivgut der in §§ 5 und 6 genannten kirchlichen Archive bedürfen der Genehmigung durch den Evangelischen Oberkirchenrat.
(
4
)
Bei Gefahr im Verzug für Archivgut kann der Evangelische Oberkirchenrat die zur Sicherung und Bergung des Archivgutes der in §§ 5 und 6 genannten kirchlichen Archive notwendigen Maßnahmen treffen.
#§ 8
Anbietung und Abgabe von Unterlagen
(
1
)
Sämtliche archivreife Unterlagen, unabhängig von der Art ihrer Speicherung, sind dem zuständigen Archiv unverzüglich und unverändert anzubieten und zu übergeben, soweit nicht eine Ermächtigung des Evangelischen Archivs Baden und Württemberg zur eigenständigen Vernichtung von genau bezeichneten Unterlagen vorliegt. Vor der Bewertung dürfen Unterlagen ohne Zustimmung des Evangelischen Archivs Baden und Württemberg nicht vernichtet werden.
(
2
)
Unterlagen, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, sind unabhängig von einer Aufbewahrungspflicht spätestens dreißig Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung dem Evangelischen Archiv Baden und Württemberg zur Bewertung anzubieten.
(
3
)
Werden kirchliche Rechtsträger aufgehoben oder zusammengelegt, sind ihre Unterlagen geschlossen dem Rechtsnachfolger oder dem zuständigen kirchlichen Archiv anzubieten. Soweit keine Rechtsnachfolge vorliegt, kann das Archiv vom Evangelischen Archiv Baden und Württemberg übernommen werden.
(
4
)
Unterlagen, welche das zuständige Archiv als nicht archivwürdig bewertet hat, können durch die anbietungspflichtige Stelle vernichtet werden, wenn nicht Vorschriften weitere Aufbewahrungsfristen bestimmen. Nicht archivwürdige Unterlagen, die nicht vernichtet wurden, sind durch die anbietungspflichtige Stelle gesondert zu lagern und zu kennzeichnen.
(
5
)
Kirchliche Rechtsträger, die über kein eigenes Archiv verfügen, das archivfachlichen Ansprüchen genügt, können Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Evangelischen Archiv Baden und Württemberg anbieten. Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg hat das angebotene Archivgut zu bewerten, zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen.
(
6
)
Für die Erschließung und Verwahrung des Archivgutes nach Absatz 5 kann die Erstattung anfallender Kosten gemäß § 14 geltend gemacht werden.
(
7
)
Zur Feststellung des bleibenden Werts ist den Mitarbeitenden des Evangelischen Archivs Baden und Württemberg Einsicht in die nach Maßgabe des Absatzes 1 anzubietenden Unterlagen und die dazugehörigen Registraturhilfsmittel zu gewähren. Wird der bleibende Wert der Unterlagen festgestellt, hat die anbietende Stelle die Unterlagen mit Ablieferungsverzeichnissen an das Evangelische Archiv Baden und Württemberg abzugeben. Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg kann auf die Anbietung und Abgabe von Unterlagen ohne bleibenden Wert verzichten.
(
8
)
Unterlagen, denen kein bleibender Wert zukommt, sind zu vernichten. Hierüber ist ein Kassationsprotokoll zu erstellen. Es sind die vom Evangelischen Oberkirchenrat vorgegebenen Muster zu verwenden. Im Falle elektronischer Unterlagen sind diese bei der abgebenden Stelle nach dem Stand der Technik zu löschen.
(
9
)
Die Form der Übermittlung und das Datenformat richten sich nach den für die Verwaltung in der Landeskirche verbindlich festgelegten Standards. Sofern für die Form der Übermittlung und das Datenformat kein Standard für die Verwaltung in der Landeskirche verbindlich festgelegt wurde, sind diese im Einvernehmen mit der abgebenden Stelle festzulegen.
(
10
)
Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind unter den Voraussetzungen der Absätze 1 bis 3 zu bestimmten, einvernehmlich zwischen Evangelischem Archiv Baden und Württemberg und abgebender Stelle festzulegenden Stichtagen ebenfalls anzubieten.
#§ 9
Anbietung und Abgabe von Unterlagen, die einer Löschungspflicht unterliegen
(
1
)
Dem zuständigen Archiv sind auch Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die aufgrund der Bestimmungen des EKD-Datenschutzgesetzes oder anderer Rechtsvorschriften der Geheimhaltung unterliegen oder gelöscht werden müssen.
(
2
)
Durch den Übergang an das Archiv gelten die Unterlagen als gelöscht oder vernichtet.
#§ 10
Benutzung von Archivgut
(
1
)
Jede Person hat nach Maßgabe dieser Verordnung nach Ablauf der Schutzfristen ein Recht auf Nutzung von Archivgut.
(
2
)
Die Benutzung von Archivgut ist zu beantragen. Mit dem Antrag verpflichtet sich die antragstellende Person, die als Anlage 1 beigefügte Benutzungsordnung einzuhalten. Zugleich verpflichtet sie sich, bei der Auswertung von Erkenntnissen aus dem kirchlichen Archivgut Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie sonstige schutzwürdige Belange Dritter zu achten. Im Falle einer Verletzung dieser Rechte und Belange haftet die benutzende Person.
(
3
)
Die abgebende Stelle oder ihre Rechts- und Funktionsnachfolger haben im Rahmen ihrer Zuständigkeit das Recht, das von Ihnen an das Archiv übergebene Archivgut nach Maßgabe dieser Verordnung und der Benutzungsordnung zu nutzen.
(
4
)
Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
- Grund zu der Annahme besteht, dass der Evangelischen Landeskirche in Württemberg, der Evangelischen Kirche in Deutschland, der Evangelischen Landeskirche in Baden oder einer anderen Gliedkirche oder einem der gliedkirchlichen Zusammenschlüsse wesentliche Nachteile entstehen,
- Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
- die antragstellende Person gegen archivrechtliche Bestimmungen oder Nebenbestimmungen verstoßen hat,
- der Erhaltungszustand des Archivguts beeinträchtigt würde oder einer Benutzung entgegensteht,
- durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde,
- Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen oder
- der mit der Benutzung verfolgte Zweck durch die Einsichtnahme in Quellenveröffentlichungen, Reproduktionen, Druckwerke und andere Sekundärquellen erreicht werden kann.
(
5
)
Die Entscheidung über die Einschränkung oder Versagung der Nutzung trifft das Archiv, das für die betreffenden Akten zuständig ist. Im Zweifel entscheidet das Evangelische Archiv Baden und Württemberg.
#§ 11
Schutzfristen
(
1
)
Archivgut darf frühestens 30 Jahre nach der letzten vorgangsbezogenen inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen freigegeben werden. Archivgut, das Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Die in Satz 1 und 2 genannten Schutzfristen gelten nicht für Archivgut, das bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich war.
(
2
)
Unbeschadet des Absatzes 1 gilt für die Benutzung von Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut)
- eine Schutzfrist von zehn Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder Personen,
- bei denen das Todesjahr nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand festzustellen ist, eine Schutzfrist von 100 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder Personen,
- bei denen weder Todes- noch Geburtsjahr mit verhältnismäßigem Aufwand feststellbar sind, eine Schutzfrist von 60 Jahren nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen.
(
3
)
Die in Absatz 2 Nummern 1 bis 3 festgelegten Schutzfristen gelten auch bei der Benutzung durch kirchliche Rechtsträger.
(
4
)
Die Schutzfristen nach Absatz 2 sind nicht auf Archivgut anzuwenden, das sich auf Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter und auf Personen der Zeitgeschichte bezieht, es sei denn ihr schutzwürdiger privater Lebensbereich ist betroffen.
(
5
)
Für die Nutzung von Archivgut durch den Rechtsträger, bei dem es entstanden ist oder der es abgegeben hat, gelten die Sperrfristen der Absätze 1 bis 4 nicht, es sei denn, dass das Archivgut durch diese Stellen auf Grund von Rechtsvorschriften hätte gesperrt oder vernichtet werden müssen.
#§ 12
Verkürzung oder Verlängerung von Schutzfristen
(
1
)
Die Schutzfristen können vom zuständigen Archiv auf Antrag verkürzt werden.
(
2
)
Die personenbezogenen Schutzfristen nach § 10 Absatz 2 können nur verkürzt werden, sofern
- die Betroffenen in die Nutzung eingewilligt haben oder
- im Falle des Todes der Betroffenen deren Rechtsnachfolger in die Nutzung eingewilligt haben.
(
3
)
Liegt keine Einwilligung vor, kann das zuständige Archiv die Schutzfristen nach § 10 Absatz 2 verkürzen, wenn
- die Nutzung für ein wissenschaftliches Forschungs- oder Dokumentationsvorhaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange unerlässlich ist, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person oder Stelle liegen, und
- eine Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange Betroffener oder ihrer Angehörigen durch angemessene Maßnahmen oder das Einholen von Verpflichtungserklärungen ausgeschlossen werden kann.
(
4
)
Das zuständige Archiv kann Schutzfristen im Benehmen mit dem Evangelischen Archiv Baden und Württemberg verlängern, wenn dies im kirchlichen Interesse liegt oder wenn schutzwürdige Belange des Betroffenen dies erfordern.
#§ 13
Rechte Betroffener
(
1
)
Betroffene haben unabhängig von den Schutzfristen das Recht, Auskunft über die im Archiv zu ihrer Person enthaltenen Angaben zu erhalten. Anstelle der Auskunft kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden, soweit schutzwürdige Belange Dritter angemessen berücksichtigt werden und keine Gründe für eine Einschränkung oder Versagung der Nutzung entgegenstehen.
(
2
)
Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten, ist ihr die Möglichkeit einer Gegendarstellung einzuräumen. Die Möglichkeit einer Gegendarstellung ist den Angehörigen einer verstorbenen Person einzuräumen, wenn diese ein berechtigtes Interesse daran geltend machen. Dies gilt nicht, wenn die betroffene Person eine anderweitige Verfügung hinterlassen hat. Die Gegendarstellung ist dem Archivgut beizufügen.
(
3
)
Rechtsansprüche auf Berichtigung personenbezogener Angaben bleiben unberührt, richten sich jedoch gegen die Stelle, bei der die Unterlagen entstanden sind.
(
4
)
Wird die Unrichtigkeit personenbezogener Daten festgestellt, so ist dies berichtigend im Archivgut zu vermerken oder auf sonstige Weise so festzuhalten, dass der Hinweis bei der Benutzung eines Archivguts nicht übersehen werden kann.
(
5
)
Der Anspruch auf Auskunft oder Einsichtnahme kann aus den in § 10 Absatz 4 genannten Gründen eingeschränkt werden. In diesem Fall ist dem Auskunfts- und Einsichtnahmerecht in dem Umfang stattzugeben, in dem der Zugang ohne Preisgabe der nach Maßgabe von § 10 Absatz 4 zu schützenden Informationen und ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand möglich ist.
#§ 14
Gebühren und Auslagen
Das Evangelische Archiv Baden und Württemberg kann für seine Inanspruchnahme und die Benutzung des in seinem Besitz befindlichen Archivguts einschließlich der Kirchenbücher und Kirchenregister Gebühren und Auslagen erheben. Das Nähere regelt die vom Evangelischen Oberkirchenrat erlassene Gebührenordnung (siehe Anlage 2).
#Dritter Abschnitt
Archive der Kirchengemeinden
#§ 15
Anzuwendende Bestimmungen
Für die Archive der Kirchengemeinden im Gebiet der Evangelischen Landeskirche in Württemberg gelten die Bestimmungen der §§ 3, 4, 6, 10 und 11 entsprechend.
#§ 16
Aufsicht
(
1
)
Die Leitung des im Evangelischen Oberkirchenrat für das Archivwesen zuständigen Referats führt in Archivangelegenheiten die Fach- und Rechtsaufsicht über die Archive der Kirchengemeinden.
(
2
)
Kirchengemeinden können ihr Archivgut aufgrund eines Vertrages mit Genehmigung durch den Evangelischen Oberkirchenrat nach Nummer 70 der Ausführungsverordnung KGO einem anderen kirchlichen Archiv übergeben.
#Vierter Abschnitt
Weitere kirchliche Archive
#§ 17
Anzuwendende Bestimmungen
(
1
)
Die Kirchenbezirke, Kirchlichen Verbände und kirchlichen Stiftungen des öffentlichen Rechts können Archive nach Maßgabe ihrer jeweiligen Bestimmungen führen, sofern diese Verordnung keine abweichende Regelung trifft.
(
2
)
Für die Aufgaben des Archivwesens der Evangelischen Seminarstiftung und der Schulstiftung der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist das Evangelische Archiv Baden und Württemberg zuständig.
(
3
)
Bei der Einführung neuer Fachverfahren und Systeme für die in Absatz 1 genannten Rechtsträger dürfen nur die vom Evangelischen Oberkirchenrat geprüften und freigegebenen Verfahren und Programme eingesetzt werden (§ 6 Absatz 1 Satz 2 Datenschutzdurchführungs- und -ergänzungsverordnung).
#§ 18
Aufsicht
Die Leitung des im Evangelischen Oberkirchenrat für das Archivwesen zuständigen Referats führt in Archivangelegenheiten die Fach- und Rechtsaufsicht über die Archive der Kirchenbezirke und der Kirchlichen Verbände.
#Anlage 1
(zu § 10 Absatz 2)
Benutzungsordnung
###§ 1
Geltungsbereich
(
1
)
Diese Benutzungsordnung gilt für das Evangelische Archiv Baden und Württemberg (im Folgenden: Archiv).
(
2
)
Sie gilt nicht für
- online veröffentlichtes Archivgut oder online veröffentlichte Reproduktionen von Archivgut und
- für Archivgut, das durch die abgebende Stelle für amtliche Zwecke eingesehen wird.
§ 2
Antrag und Genehmigung der Benutzung
(
1
)
Die Benutzung erfolgt auf textförmlichen Antrag. Der Antrag muss Angaben zur Person der Benutzerin oder des Benutzers und gegebenenfalls ihres oder seines Auftraggebers, zum Benutzungsvorhaben und Benutzungszweck und darüber enthalten, ob und wie Ergebnisse veröffentlicht werden sollen.
(
2
)
Mit dem Antrag verpflichtet sich die Antragstellerin oder der Antragsteller, die Benutzungsordnung einzuhalten und die Gebührenordnung anzuerkennen. Die Antragstellerin oder der Antragsteller willigt in die Verarbeitung der für die Benutzung erforderlichen Daten durch das Archiv gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen ein.
(
3
)
Die Genehmigung der Benutzung gilt für das laufende Kalenderjahr.
(
4
)
Wünscht eine Benutzerin oder ein Benutzer, andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu ihren oder seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von diesen jeweils ein gesonderter Antrag zu stellen.
#§ 3
Widerruf der Genehmigung
Die Erlaubnis zur Benutzung von Archivgut kann widerrufen werden, wenn
- die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
- nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten,
- erteilte Auflagen nicht erfüllt werden,
- die Benutzerin oder der Benutzer gegen die Benutzungsordnung verstößt.
§ 4
Beratung, Einsichtnahme und Arten der Benutzung
(
1
)
Die Benutzung erfolgt grundsätzlich durch die persönliche Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen. Darüber hinaus kann das Archiv die Benutzung ermöglichen
- durch schriftliche Anfragen und Auskünfte und
- durch Anforderung von Reproduktionen von Archivgut.
(
2
)
Die persönliche Einsichtnahme findet in dem dazu bestimmten Raum zu festgelegter Zeit unter Aufsicht statt. Archivgut ist sorgfältig zu behandeln. Insbesondere sind Eintragungen, Unterstreichungen, Durchpausen und sonstige Veränderungen des Archivguts untersagt. Schäden sind der Aufsicht sofort anzuzeigen. Für Beschädigungen, die durch unsachgemäße Benutzung entstanden sind, haftet die Benutzerin oder der Benutzer.
(
3
)
Benutzerinnen und Benutzer werden während der Dienstzeiten archivfachlich beraten. Gegenstände der Beratung sind vor allem Findmittel, Bestände, der Umgang mit Archivgut und der Ablauf der Benutzung. Es besteht kein Anspruch auf Unterstützung beim Lesen oder Auswerten des Archivguts.
(
4
)
Soweit der Dienstbetrieb und der Erhaltungszustand des Archivguts es zulassen, stehen den Benutzerinnen und Benutzern im Rahmen der persönlichen Einsichtnahme technische Hilfsmittel des Archivs zur Verfügung. Ein Anspruch auf deren Benutzung besteht nicht. Eigene technische Hilfsmittel dürfen nur mit Genehmigung des Archivs verwendet werden.
#§ 5
Schutzfristen und Betroffenenrechte
(
1
)
Bei der Benutzung von Archivgut sind die Bestimmungen des Persönlichkeitsschutzes zu beachten. Werden die Rechte eines Dritten verletzt und wird die Evangelische Landeskirche in Württemberg deshalb in Anspruch genommen, so ist die Benutzerin oder der Benutzer bzw. die Auftraggeberin oder der Auftraggeber verpflichtet, sie schadlos zu halten.
(
2
)
Das Archiv kann Schutzfristen für Archivgut verkürzen. Die Verkürzung von Schutzfristen muss textförmlich beantragt werden.
(
3
)
Die Erlaubnis zur Benutzung des Archivguts kann versagt, eingeschränkt oder mit Auflagen versehen werden. Es ist festzuhalten, welches Archivgut mit welchen Auflagen vorgelegt worden ist.
#§ 6
Reproduktionen
(
1
)
Benutzerinnen oder Benutzer können auf eigene Kosten durch das Archiv Reproduktionen von Archivgut herstellen lassen. Ein Anspruch auf die Herstellung von Reproduktionen besteht nicht.
(
2
)
Das Archiv kann Benutzerinnen oder Benutzern auf Antrag genehmigen, in den Räumen des Archivs selbst Reproduktionen von Archivgut herzustellen, sofern rechtliche oder konservatorische Gründe nicht entgegenstehen. Die Genehmigung kann widerrufen werden, wenn
- eine Gefährdung des Archivguts besteht,
- der Benutzungsbetrieb beeinträchtigt wird,
- Auflagen des Archivs verletzt werden.
(
3
)
Die Veröffentlichung von Reproduktionen bedarf der Genehmigung durch das Archiv.
#§ 7
Archivgut anderer Archive
Für die Benutzung von Archivgut, das von anderen Archiven und Einrichtungen übersandt wird, gelten die gleichen Bedingungen wie für eigenes Archivgut, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht.
#§ 8
Ausleihe und Versand von Archivgut
(
1
)
In begründeten Ausnahmefällen kann Archivgut zur Benutzung an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive versandt werden.
(
2
)
Zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, kann Archivgut ausgeliehen werden. Die näheren Bedingungen werden in einem Leihvertrag geregelt.
#§ 9
Belegexemplar
Benutzerinnen und Benutzer werden aufgefordert, von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst worden sind, dem Archiv nach Fertigstellung ein Belegexemplar unentgeltlich zu überlassen.
#Anlage 2
(zu § 14)
Gebührenordnung für das Evangelische Archiv Baden und Württemberg
###§ 1
Gebühren und Auslagen
(
1
)
Die persönliche Benutzung von Archivgut in den Räumlichkeiten des Archivs ist kostenfrei. Für die darüber hinaus gehende Inanspruchnahme des Archivs und die Benutzung des dort verwahrten Archivguts können Gebühren und Auslagenerstattungen erhoben werden.
(
2
)
Die Gebühren und die Auslagenerstattungen werden mit dem Tätigwerden des Archivs fällig. Das Archiv kann eine Vorauszahlung verlangen.
(
3
)
Die Höhe der geltenden Gebühren ergibt sich aus der jeweils geltenden Gebührentafel in der Anlage. Für Leistungen, die auf der Gebührentafel nicht aufgeführt sind, wird eine Benutzungsgebühr nach dem tatsächlichen Aufwand erhoben.
#§ 2
Befreiung, Ermäßigung und Zuschlag
(
1
)
Gebühren werden nicht erhoben von kirchlichen, staatlichen und kommunalen Dienststellen, soweit ein amtliches Interesse vorliegt, die Gegenseitigkeit gewährleistet ist und die Benutzung in eigener Sache erfolgt.
(
2
)
Gebühren werden nicht erhoben für Auskünfte über ein bestehendes oder früheres Dienstverhältnis im kirchlichen Dienst, ferner nicht für Zeugnisse über den Besuch von kirchlichen Bildungsanstalten und Einrichtungen, sofern ein berechtigtes Interesse vorliegt.
(
3
)
Gebühren können aus Billigkeitsgründen ermäßigt oder erlassen werden, insbesondere wenn die Benutzung der wissenschaftlichen oder heimatkundlichen Forschung dient oder ein öffentliches oder kirchliches Interesse besteht oder die Inanspruchnahme des Archivs sich in geringem Umfang hält.
(
4
)
Das Archiv kann für besondere Aufwände einen Zuschlag erheben.
#Anlage:
Gebührentafel
1. | Personalaufwand für Dienstleistungen Erteilung von Auskünften einschließlich der dazu erforderlichen Recherchen; Erstellung von Gutachten, Transkriptionen, Regesten oder Übersetzungen; Betreuung aufwändiger Benutzungsvorhaben, etwa Filmaufnahmen, je angefangene halbe Stunde | 25,00 € |
2. | Beglaubigungen Erstellung und Beglaubigung von Ausfertigungen, Abschriften, Auszügen oder Reproduktionen, je Vorlage | 10,00 € |
3. | Reproduktionen | |
| 0,20 € | |
| 0,50 € | |
| 5,00 € | |
4. | Übermittlung, Auslagen und Zuschläge | |
| 10,00 € | |
| 10,00 € | |
| gegen Kostenersatz | |
| 50 % | |
5. | Archivierung Dauerhafte oder vorübergehende Verwahrung von Archivgut einer anderen Einrichtung, je laufenden Meter pro Jahr | 30,00 € |
#
2 ↑ Red. Anm.: Abgedruckt unter Nr. 50 u. 51 dieser Sammlung.
2 ↑ Red. Anm.: Abgedruckt unter Nr. 50 u. 51 dieser Sammlung.